Aktivitätensterben – leben in Ihrem Projekt bedrohte Arten?

Kennen Sie das? 

Zu Anfang eines Projektes wird alles genau geplant. Es werden Teilprojekte gebildet. Aufgaben werden verteilt. Und auch Organigramme gezeichnet.

Alles ist geordnet. An jedes Detail wurde gedacht. Sie haben eine wunderschöne Aktivitätenliste.

Und was passiert gegen Ende des Projektes?

Aktivitäten fallen unter den Tisch. Vor allem Querschnittsaufgaben wie Berichtswesen und Qualitätssicherung sind davon betroffen. Aber auch regelmäßige Tätigkeiten sind ein häufiges Opfer des Aktivitätensterbens. Meetings finden nicht mehr regelmäßig statt. Protokolle werden nicht mehr geschrieben.

Im schlimmsten Fall haben viele Mitarbeiter schon die Orientierung verloren oder handeln nach dem Motto "Augen zu und durch."

​Wie kommt es zu diesem schleichenden Aktivitätensterben?

Ursachen des Aktivitätensterbens

Das Aktivitätensterben kann viele Ursachen haben. Und diese Ursachen sind oft auch spezifisch für ein bestimmtes Projekt.

Dennoch lassen sich zwei wesentliche ​Kernursachen finden, die in Variationen auftreten.

Zeit und Ressourcen im Projektlebenszyklus

Der erste Grund für das Artensterben hängt mit der speziellen Organisationsform "Projekt" zusammen.

Die Mitarbeiter sind oft nur zum Teil im Projekt tätig. Sie haben also noch andere Aufgaben.

Dies kann dazu führen, dass eine Aufgabe nicht mehr vollständig erledigt werden kann. Der betreffende Mitarbeiter ist mit anderen Dingen beschäftigt.

Das gleiche Phänomen tritt regelmäßig gegen Ende eines Projektes auf. Die Mitarbeiter haben so viel zu tun, dass manche Aktivitäten unter den Tisch fallen.

Unterschiedliches Verständnis von Aufgaben

Es gibt noch einen zweiten Grund für das Aktivitätensterben.

Und dieser Grund ist ebenso banal wie problematisch.

Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter ihre eigenen Prioritäten für Aktivitäten setzen. Bestimmte Dinge werden dann einfach nicht mehr getan, wenn ein Mitarbeiter sie für überflüssig hält.

Dieses Phänomen beruht häufig auf einer ungeklärten Bedeutung von Aktivitäten. Mit Qualitätssicherung meint der eine eine Rechtschreibkorrektur eines Konzeptes. Der andere vielleicht eine kritische Überprüfung der zentralen Gedanken des Konzeptes.

Die Wichtigkeit einer Aktivität wird dann oft sehr unterschiedlich eingeschätzt.

Begleitung des Aktivitätensterbens

In der Natur entstehen dauernd neue Arten. Und andere Arten sterben aus. Manchmal sind es veränderte Umweltbedingungen, manchmal sind es Konkurrenten, die zum Aussterben einer Art führen.

Und genau so verhält es sich auch mit Aktivitäten im Projekt.​

Es gibt sicher Aktivitäten, die im Laufe eines Projektes überflüssig werden. Andere Aktivitäten kommen hinzu. Dabei ist es die Aufgabe des Projektleiters dieses Fließgleichgewicht im Auge zu behalten und wenn nötig einzugreifen.​

Das bedeutet, dass das Aktivitätensterben in den Projektbesprechungen thematisiert wird. Unklarheiten über den Inhalt von Aktivitäten werden besprochen. Prioritäten neu vereinbart. Aktivitäten, die unnötig geworden sind, entfallen.

So entsteht Klarheit über die Aktivitäten im Projekt. Es gibt kein schleichendes Aktivitätensterben mehr. Stattdessen werden die Aktivitäten entweder beibehalten oder gestrichen.​

Ein solches bewusst gesteuertes Aktivitätensterben ist positiv und sinnvoll. Es unterstützt die Konzentration auf die wesentlichen Dinge und erhöht die Transparenz des Projektes für alle Mitarbeiter.​ 

Zusammenfassung

Aktivitätensterben ist ein häufiges Phänomen in Projekten.

Ein bewusst gesteuertes Aktivitätensterben erhöht die Effizienz der Arbeiten in einem Projekt.

Über den Autor Erwin J. Bauer

Mich interessiert wie wir denken, lernen, verstehen und kommunizieren. Als Berater, Projektmanager und Coach lerne ich täglich dazu.

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