Entspanntes Projektmanagement – Pareto sei Dank!

Hand aufs Herz. 

Wann haben Sie sich bei der Arbeit zum letzten Mal wohlgefühlt? Wann lief alles wie von selbst? Wann waren Sie zufrieden mit Ihren Ergebnissen? Wann haben Sie konzentriert und entspannt gearbeitet?

Es ist völlig normal, wenn Sie gerade etwas länger überlegen mussten. Wir arbeiten heute ganz anders als vor 20 Jahren. Eine Unmenge von Informationen prasselt auf uns ein. Wir haben eine lange Liste von Aufgaben. Und ständig kommen neue dazu.

In vielen Projekten gibt es auch noch Termindruck und wir wissen manchmal nicht mehr, wo uns der Kopf steht.​

Zum Glück gibt es etwas, das uns in dieser Situation sehr nützlich sein kann: das Paretoprinzip. Bekannt ist dieses Prinzip auch als 80/20-Regel​. Es besagt, dass wir mit wenig Aufwand große Teile des Erfolgs erzielen können. Dass wenige Ursachen den größten Teil der Wirkungen ausmachen. Eine ausführliche Beschreibung des Paretoprinzips finden Sie in diesem Artikel.

In Projekten werden 80% des Aufwandes für 20% der Ergebnisse erreicht. Umgekehrt bedeutet das, dass mit 20% des Aufwandes 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreicht werden können!

Aber wie können wir diese graue Theorie in die Praxis umsetzen?​

Meilensteine sind genug

Ich erinnere mich an ein großes IT-Projekt, in dem ich vor einigen Jahren tätig war. Es gab dort umfangreiche Planungen, die über zwei Jahre reichten. In einem Projektplanungstool waren sämtliche Aktivitäten für über 50 Mitarbeiter festgehalten. Auch Schätzungen der erwarteten Aufwände fehlten nicht. Ein Mitarbeiter war in Vollzeit damit beschäftigt, diese Projektpläne zu pflegen, zu aktualisieren, zu ändern.

Vielleicht können Sie sich denken, was schon nach einigen Wochen passierte?!

Die Planungen entfernten sich immer weiter von der Realität. Die Projektarbeit fand "jenseits" der Planungen statt. Aber der Plan wurde weiter fleißig aktualisiert, angepasst, erweitert.

Was für eine Verschwendung!

Natürlich kann kein Projekt ohne Planung stattfinden. Ich muss wissen, was die Projektziele sind und auch eine Vorstellung entwickeln, wie sie erreicht werden sollen. 

Aber gerade beim Planen gilt: weniger ist mehr!

Beschränken Sie sich bei der Planung auf fünf bis acht Meilensteine. Planen Sie umso ungenauer, je länger der Zeitraum ist. Bei einer Projektdauer von zwei Jahren genügt am Anfang eine Genauigkeit von Monaten. Im Verlauf des Projektes können Sie jeweils für die kommenden ein bis vier Wochen detaillierter planen.

Und ganz wichtig: lassen Sie Ihre Erfahrungen einfließen. Es gibt Teams, die nahezu ohne Planung funktionieren. Andere brauchen etwas mehr Orientierung in Form von Plänen, die die nächsten Schritte vorgeben.

Besprechung? Ja, aber kurz!

Was hat das Paretoprinzip mit Besprechungen zu tun?

Vielleicht mehr als Sie denken!

80% der Themen können Sie in 20% der Zeit besprechen. Also: beschränken Sie sich auf die wichtigen Themen. Eine gut moderierte Besprechung muss nicht mehr als 20 Minuten dauern. 

20% der Teilnehmer sorgen für 80% der sinnlosen Diskussionen. Also: stoppen Sie solche Diskussionen, indem Sie die üblichen Verdächtigen bändigen.

​50% der Besprechungsdauer können entfallen, wenn die Teilnehmer sich vorbereitet haben. Also: verschicken Sie eine Agenda. Stellen Sie in der Einladung Fragen. Benennen Sie Teilnehmer, die ein Thema kurz vorstellen sollen.

​Nicht ohne Grund werden zu lange Besprechungen oft kritisiert. Sie haben es in der Hand, mit kurzen Besprechungen zu punkten und für Entspannung zu sorgen.

Die Ziele sind der Weg

Am Anfang jedes Projektes steht ein Ziel. Etwas soll erreicht werden. Und es gibt einen Termin, bis zu dem alles fertig sein soll.

Hier kann das Paretoprinzip besonders wirksam verwendet werden.​

Ich erinnere mich an ein IT-Projekt, in das ich als Berater kam. Das Projekt lief schon seit etwa drei Monaten. Das erste, was ich zu sehen bekam, waren drei Listen von Anforderungen an die neue Software.​ Jede Liste kam aus einer anderen Abteilung. Insgesamt waren auf den Listen etwa 1200 Anforderungen enthalten.

Ich arbeitete mich zwei Tage durch diesen Anforderungs-Tsunami. Die Anforderungen waren teilweise sehr allgemein, teilweise sehr speziell. Manche widersprachen sich. Viele Anforderungen waren unklar. Und es war einfach eine riesige Menge.

Mein Vorschlag, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren wurde letztlich nicht angenommen und ich war nicht mehr lange in diesem Projekt. Wie ich später erfuhr, wurde das Projekt etwa ein halbes Jahr später ohne Ergebnis abgebrochen.

Vermutlich hätte man in diesem Projekt etwa 20 bis 30 Kernanforderungen herausarbeiten können. Und diese hätten vielleicht aus 200 Einzelanforderungen bestanden. Ich gehe davon aus, dass das Projekt mit einer strikten Priorisierung nach dem Paretoprinzip erfolgreich abgeschlossen worden wäre.

Nicht immer geht es um den Erfolg eines gesamten Projektes.

Aber als Projektleiter sollten Sie sich täglich fragen, ob Sie sich mit wesentlichen Anforderungen und Zielen eines Projektes beschäftigen. Schneiden Sie unnötige Zöpfe ab, entfernen Sie die goldenen Wasserhähne. Dann steht dem Projekterfolg nichts mehr im Weg.

Welche weiteren Anwendungen des Paretoprinzips fallen Ihnen spontan ein? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!​

Zusammenfassung

Das Paretoprinzip erleichtert die Projektarbeit in vielen Bereichen.

Planen Sie Meilensteine und sonst nicht viel.

Arbeiten Sie in Besprechungen gleich mehrfach mit Pareto.

Beurteilen Sie Anforderungen strikt nach ihrer Bedeutung für die Projektziele.​

Über den Autor Erwin J. Bauer

Mich interessiert wie wir denken, lernen, verstehen und kommunizieren. Als Berater, Projektmanager und Coach lerne ich täglich dazu.

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