Kommunikation – ist Ihr Projekt ein Rad oder eine Kette?

Wann haben Sie zum letzten mal jemanden falsch verstanden?

​Und wann wurden Sie selbst missverstanden?

Die meisten von uns kennen Situationen, in denen man lange aneinander vorbeiredet. Und dann klärt sich doch noch alles auf. ​

Projekte und Kommunikation

Eine Zusammenarbeit ohne Kommunikation ist nicht möglich.

Und es gibt kein Projekt ohne vielfältige Arten von Austausch: im kleinen Kreis, zu zweit oder bei Projektbesprechungen.

Die Themen unterscheiden sich natürlich von Projekt zu Projekt. Und auch die Formen. Manchmal reicht eine wöchentliche Projektbesprechung, manchmal findet sie täglich statt. Manchmal sitzen die Teilnehmer am runden Tisch, manchmal stehen sie im Kreis und informieren sich.

Es gibt jedoch Muster, nach denen kommuniziert wird. Und diese sind immer wieder gleich.​

Die wichtigsten Muster

​Wenn mehrere Personen kommunizieren, können sie das auf verschiedene Arten tun. 

Und es gibt typische Muster von Kommunikation, die dabei vorkommen. Die wichtigsten dieser Muster sind Kette, Kreis, Rad und vollständiger Graph.​

Die folgende Abbildung zeigt diese Muster für Gruppen von vier und fünf Personen​

Die Kreise stehen für Personen, die Verbindungslinien für eine Kommunikation zwischen den Personen.

Eine Person ist grün gefärbt, wenn Sie mit allen anderen direkt kommuniziert. Sie ist gelb, wenn sie mit allen anderen höchstens über eine weitere Person (indirekt) kommuniziert. Wenn es Personen gibt, mit denen jemand über zwei oder mehr andere in Verbindung steht, dann ist die Farbe rot.​

Kette

In einer Kette kommuniziert jeder mit höchstens zwei Personen. Oft verläuft diese Kommunikation auch nur in eine Richtung. Typisches Beispiel ist die "Befehlskette", die es in manchen Organisationen gibt. 

Die Kommunikation in einer Kette kann sehr schnell sein, wenn einfache, leicht verständliche Dinge ausgetauscht werden, z.B. "Feuer".

Sie ist sehr langsam und anfällig für Missverständnisse, wenn es sich um komplizierte Dinge handelt.

Kreis

Wird eine Kette geschlossen, dann entsteht ein Kreis. Hier kommuniziert jeder mit zwei Personen. Das Kinderspiel "Stille Post" ist ein Beispiel für die Kommunikation im Kreis.

Kreisförmige Kommunikation ist häufig. Und auch in Projekten kann eine Information "die Runde machen".​

Rad

Ein Rad besteht aus Nabe und Speichen. Bei radförmiger Kommunikation gibt es eine zentrale Person, die mit allen anderen in Verbindung steht.

Dieses Muster findet sich beispielsweise, wenn ein Projektleiter monatlich die Aufwände der Mitarbeiter erfragt.

Es ist immer dann sinnvoll, wenn etwas zentral gesteuert werden soll und die Kommunikation der anderen Teile untereinander nicht wichtig ist.

Vollständiger Graph

Bei einem vollständigen Graphen steht jeder mit jedem direkt in Verbindung.

Es findet also ein vollständiger direkter Austausch zwischen allen Beteiligten statt.

Dieses Muster findet sich zum Beispiel bei gemeinsamen Projektbesprechungen. Jeder, der etwas sagt, kommuniziert automatisch mit allen anderen.

Wunsch und Wirklichkeit

Grau ist alle Theorie.

Natürlich vereinfachen die beschriebenen Kommunikationsmuster.

Kommunikation ist ein sehr vielschichtiger Vorgang. Und viele Dinge spielen dabei eine Rolle. 

Trotzdem können die Muster dabei helfen, ein Projekt besser zu verstehen. Mit ihrer Hilfe kann man sich ein Bild davon machen, wie im Projekt kommuniziert wird.

Sehen wir uns dazu ein Beispiel an.

Wie läuft die Kommunikation eigentlich?

In der folgenden Abbildung ist ein Projekt mit sieben Mitarbeitern dargestellt.

Im linken, rot gefärbten Teil sehen Sie, wie tatsächlich kommuniziert wird.

Die Personen 2, 3 und 4 bilden einen Kreis. Die Person 1 ist das Zentrum eines Rades. Die Person V kann man sich als Verbindung zwischen beiden Mustern vorstellen. Die Kommunikation erfolgt insgesamt sehr indirekt. Deshalb sind alle Kreise rot gefärbt.

Die beiden anderen Abbildungen veranschaulichen zwei Dinge.

1. Kommunikation kann oft mit wenigen Maßnahmen stark verbessert werden

Sehen Sie dazu das Bild rechts oben.

Wenn Sie die Personen 2, 3 und 4 an das "Rad" anbinden, verbessert sich die Kommunikation sofort. Eventuell ist es sogar ausreichend, wenn EINE der Personen im Kreis mit Person 1 in Kontakt steht.

Konkret kann das in einem Projekt bedeuten, dass Sie als Projektleiter die Personen zusammenbringen. Vielleicht lag die mangelnde Kommunikation ja einfach daran, dass die Mitarbeiter bisher (räumlich) getrennt waren.​

2. Die Qualität der Kommunikation hängt von den Inhalten der Arbeit ab

Bisher haben wir immer angenommen, dass eine Kommunikation zwischen ALLEN Beteiligten der Idealfall ist. Das ist nicht immer so.

Gerade in Projekten ist es wichtig herauszufinden, welche Dinge unabhängig erledigt werden können. Was ist für alle interessant und was ist nur für einige interessant?

Im Bild rechts unten sehen Sie diesen Fall.

Wenn die Personen 2, 3 und 4 etwas herstellen, bei dem sie unabhängig von anderen Mitarbeitern sind, dann ergibt sich ein ganz anderes Bild. Die Kommunikation ist dann schon ziemlich gut, d.h. gut auf die Problemstellung zugeschnitten.

Natürlich wird es so eine strikte Trennung in der Realität nicht geben. Aber sie veranschaulicht, wie wichtig die Projektinhalte sind.

Die ideale Kommunikation ist nicht "jeder kommuniziert mit jedem". Die ideale Kommunikation ist diejenige, die am besten zum Projekt und seinen Inhalten passt.​

Und die Praxis?

Was können Sie tun?

Nehmen Sie Stift und Papier und zeichnen Sie einen Kommunikationsgraphen für Ihr Projekt.

Zeichnen Sie dabei erst alle Personen auf und überlegen Sie dann, wer mit wem (gut) kommuniziert und wer nicht.

Fragen Sie sich dann, ob dieses Bild zu den Inhalten Ihres Projektes passt. Wenn es "Kommunikationsinseln" ​gibt, sind diese angemessen? Wenn alle mit allen reden, ist das überall nötig?

Im dritten Schritt überlegen Sie sich, wo Sie Verbesserungen benötigen. Wo muss mehr Austausch stattfinden? Wer könnte das machen? Wen müssen Sie zusammenbringen? Wo können Sie reduzieren? Welche Besprechungen sind weniger häufig erforderlich?​

Bei diesen Überlegungen werden Sie viele neue Dinge sehen und mehr über Ihr Projekt erfahren.

Zusammenfassung

In jedem Projekt wird kommuniziert.

Es gibt wenige Grundmuster, nach denen Kommunikation organisiert ist.

Die graphische Analyse der Kommunikationsmuster in Ihrem Projekt wird Ihnen helfen effektiver zu arbeiten.​

Über den Autor Erwin J. Bauer

Mich interessiert wie wir denken, lernen, verstehen und kommunizieren. Als Berater, Projektmanager und Coach lerne ich täglich dazu.

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