Projektmanagement – Balanceakt auf mehreren Balken

Es gibt Projekte, in denen einfach alles funktioniert. Und am Ende scheitern sie dann doch.

Solche Situationen sind leichter zu verstehen, wenn wir ein Projekt mit einer besonderen Brille betrachten. Die Brille, die ich meine, ist das Gleichgewicht.

Jeder von uns hat eine intuitive Vorstellung davon, was ein Gleichgewicht ist. Wir denken dabei an Ausgeglichenheit, an die Integration von Extremen oder einfach an einen angestrebten Zustand. Wir denken im allgemeinen positiv über Gleichgewichte und nicht umsonst gibt es Redewendungen wie "wieder ins Gleichgewicht kommen" oder "vollkommen das Gleichgewicht verloren haben". Gleichgewichte sind in vielen Bereichen ein erwünschter Zustand.

Auch im Projektmanagement gibt es Gleichgewichte. Und jedes Projekt erlebt Phasen, in denen Gleichgewicht besteht und Phasen, in denen es völlig aus dem Gleichgewicht ist.

Dies betrifft vier Aspekte: Planen und Handeln, Inhalte und Prozesse, Ordnung und Unordnung sowie Vertrautheit und Professionalität.​

Planen und Handeln

In einem früheren Artikel habe ich beleuchtet, inwiefern wir es bei Projekten immer mit zwei parallelen Welten zu tun haben: mit der momentanen Situation und mit der gewünschten zukünftigen Situation.

​In der Gegenwart wird gehandelt, es findet die inhaltliche Projektarbeit statt. Für die Zukunft wird geplant. Und auch diese Planung erfolgt in der Gegenwart.

​In jedem Projekt sollte ein Gleichgewicht von Planen und Handeln bestehen. Es ist weder sinnvoll alles bis ins Kleinste in die weite Zukunft zu planen. Noch werden Sie erfolgreich sein, wenn Sie überhaupt nicht planen und alles einfach geschehen lassen.

Als Projektmanager stehen Sie täglich vor der Frage, ob Sie sich der aktuellen Projektarbeit widmen. Oder ob Sie sich mit Planungen beschäftigen.​

An den Rückmeldungen der Projektmitarbeiter und anderer werden Sie erkennen, ob Sie gegensteuern müssen. Hören Sie öfter mal "dauernd muss ich Stundenzettel ausfüllen" oder "immer nur Schätzungen"? Dann sollten Sie sich vielleicht etwas mehr der inhaltlichen Projektarbeit widmen.

Sätze wie "ich weiß gar nicht, wie das weitergehen soll", "was machen wir denn am ...", "wer kümmert sich eigentlich um ..." sind eher ein Hinweis auf zu wenig Planung.

Hören Sie in Ihr Projekt hinein. Es wird Ihnen sagen, wie es ums Gleichgewicht bestellt ist.​

Inhalte und Prozesse

Je größer eine Organisation ist, desto mehr Vorschriften wird sie sich geben. Desto mehr ist geregelt, wie Dinge zu tun sind.

​Ebenso gibt es in Projekten vorgegebene Abläufe, Verfahren und Regeln. Solche Dinge können sehr sinnvoll sein. Aber auch hier gilt: die richtige Dosierung macht es.

Wenn Sie beispielsweise in einem Projekt exakte Vorgaben darüber machen, wie Projektergebnisse zu dokumentieren sind, dann kann das sinnvoll sein. Es kann aber auch dazu führen, dass vollkommen unpassende und überflüssige Dokumentationen entstehen.

Inhalte sollten nicht zugunsten von Prozessen vernachlässigt werden. Prozesse sind in wohldosierter Form sinnvoll und wichtig.​

Deshalb sollten Prozesse immer wieder hinterfragt werden: ist der Prozess noch sinnvoll? Hat er überwiegend Vorteile oder behindert er uns eher?

Hören Sie in Ihr Projekt hinein. Es wird Ihnen sagen, wie es ums Gleichgewicht bestellt ist.​

​Ordnung und Unordnung

Woran denken Sie bei Ordnung und Unordnung?

Vielleicht an Kinderzimmer? Oder an angeblich typische deutsche Eigenschaften? Oder Bergkristall?

Die Begriffe beschreiben jedenfalls etwas sehr Fundamentales, das uns in allen Lebensbereichen begegnet. Ordnung und Unordnung sind sehr allgemeine Kategorien, die sich auf vielfältige Art ausdrücken.

In Projekten hat beides seine Berechtigung.

Ordnung ist immer dann sinnvoll, wenn ein Ziel ganz klar ist, wenn die Schritte dorthin definiert sind und wenn dann "nur noch" darauf hin gearbeitet werden muss.

Unordnung hat aber auch ihre Berechtigung. Sie ist zwar zunächst verstörend und verbreitet ein Gefühl von Unsicherheit. Aber gerade auf dieser Grundlage kann besonders gut ein neuer Weg, eine innovative Lösung gefunden werden.

Oft ist die Herstellung von mehr Ordnung oder mehr Unordnung ein entscheidender Schritt um ein Projekt weiterzubringen.

Hören Sie in Ihr Projekt hinein. Es wird Ihnen sagen, wo sie mehr Ordnung brauchen und wo mehr Unordnung hilfreich ist.

Vertrautheit und Professionalität​

Denken Sie an Ihr letztes Projekt. Welchem der Projektmitarbeiter würden Sie es direkt und klar sagen, dass er einen Fehler gemacht hat?

Vermutlich sind es eher Mitarbeiter, die Sie noch nicht lange kennen. Zu denen Sie keinen persönlichen Draht haben. Oder vielleicht auch externe Projektmitarbeiter, die nur tempörar im Projekt sind.

Es ist vollkommen natürlich, dass wir mit vertrauten Menschen anders​ umgehen als mit weniger vertrauten. 

In Projekten kann es zu Schwierigkeiten kommen, wenn die Balance zwischen Vertrautheit und professionellem Miteinander verloren gegangen ist.

Wenn reine, kalte Professionalität herrscht, gibt es keinen Zusammenhang der Mitarbeiter. Und ohne dieses Wir-Gefühl wird es schwer sein, das Projekt zum Erfolg zu führen. ​

Das andere Extrem ist, dass sich alle schon lange kennen und auch gut verstehen. Hier kann die Gruppendynamik dazu führen, dass Probleme aus Rücksicht nicht angesprochen oder sogar kollektiv ausgeblendet werden.

Je nach Phase pendelt ein Projekt zwischen diesen Extremen.​

Hören Sie in Ihr Projekt hinein. Es wird Ihnen sagen, wie es um das Gleichgewicht von Vertrautheit und Professionalität bestellt ist.​

Zusammenfassung

Projekte sind komplexe Gebilde, in denen verschiedene Gleichgewichte vorhanden sind. Jedes Gleichgewicht kann durch seine beiden Pole charakterisiert werden:

Gleichgewicht von Planen und Handeln

Gleichgewicht von Inhalten und Prozessen

Gleichgewicht von Ordnung und Unordnung

Gleichgewicht von Vertrautheit und Professionalität

​Die Betrachtung dieser Gleichgewichte gibt wertvolle Hinweise auf den Zustand eines Projekts. Bei Reviews von Projekten ist dieses mentale Modell ein wichtiges Mittel für eine erste Zustandsanalyse.

Die Aufgabe eines Projektmanagers ist es, diese Gleichgewichte im Blick zu behalten und bei Bedarf zu beeinflussen.​

Hören Sie in Ihr Projekt hinein. Es wird Ihnen sagen, wie es um seine Gleichgewichte bestellt ist.​

Über den Autor Erwin J. Bauer

Mich interessiert wie wir denken, lernen, verstehen und kommunizieren. Als Berater, Projektmanager und Coach lerne ich täglich dazu.

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